Game Jam

Une Game Jam, tout d'abord, est un événement de création de jeux vidéo qui réunit des gens autour d'un projet de taille relativement raisonnable. Les contraintes les plus communes sont :

• un temps limité (généralement un week-end)
• une petite équipe (de une à huit personnes environ)
• un thème imposé

De tout ceci découle l'obligation de faire des jeux plutôt petits, généralement avec un contenu limité, qui se concentrent sur un aspect particulier, comme une idée de gameplay.

Il existe de nombreuses formes de Game Jams, allant des Ludum Dare entièrement délocalisées (chacun participe dans son coin) aux événements locaux comme les Jams de la Game Dev Party en passant par la Global Game Jam (plein de Jams locales au même moment).

À partir de maintenant, je vais vous décrire la façon dont nous organisons nos Jams locales avec la Game Dev Party. Il y a bien d'autres façons de faire, ceci est la nôtre pour le moment. Si vous aussi organisez des Jams et que vous avez des retours à faire sur d'autres méthodes d'organisation, nous serions ravis d'en discuter avec vous !

Philosophie

Il est important de noter que nos Jams ont une philosophie particulière, notamment si vous connaissez un petit peu le vaste monde des hackathons. Nos événements ne sont pas des compétitions. Il n'y a rien à gagner en participant à nos Jams, en tout cas rien de formel - toute personne ayant fait au moins une Jam dans sa vie sait qu'on y apprend beaucoup ! Tout au long du week-end, nous encourageons les participants à aller à la rencontre des autres équipes, à échanger, à poser des questions, à collaborer. Nos événements sont avant tout des occasions de sociabiliser, d'apprendre et de s'amuser.

Par exemple, il n'est pas rare que certaines personnes ayant des talents rares (les Sound Designers par exemple) fassent partie de plusieurs équipes sur un même week-end. Ou qu'un développeur d'une équipe aille poser des questions techniques sur tel outil à un autre programmeur d'une autre équipe. Nos participants sont également régulièrement vus en train de se prélasser autour de boissons diverses.

Une Jam c'est avant tout un événement social

La préparation en amont

Comme pour toute organisation d'événement, c'est en amont que se fait la majorité du travail. Avant tout, il faut trouver un lieu qui réponde aux contraintes que nous avons. Ces contraintes sont simples : pouvoir accueillir une cinquantaine de personnes de manières confortable pour travailler tout le week-end, disposer d'un réseau WiFi solide (bande passante suffisante, une fibre étant recommandée, et capable de supporter une centaine de connexions simultanées), et être facilement accessible en transports en commun. Les écoles correspondent assez bien, notamment parce que c'est leur cœur de métier d'accueillir des gens pour qu'ils travaillent, et parce qu'ils ont généralement de bonnes infrastructures. Les espaces de coworking sont aussi de bons candidats. La question de l'accessibilité est plus ouverte, nous privilégions des endroits plutôt situés en centre-ville, et proches d'une station de métro ou de tram.

Trouver un lieu va souvent de paire avec le choix d'une date. Nos Jams se déroulent sur un week-end, du vendredi vers 18h au dimanche vers 19h. Il est nécessaire d'arrêter un lieu et une date suffisamment en avance pour pouvoir communiquer ces informations au public. Nous essayons d'annoncer nos Jams au moins un mois avant l'événement. Il est évidemment possible de le faire encore plus tôt, mais la réalité d'une petite association nous rattrape souvent.

Communication et inscriptions

Nous fonctionnons avec un système d'inscriptions pour plusieurs raisons. D'abord, nous avons un nombre de places limité, et nous devons donc nous assurer que nous n'aurons pas plus de participants qu'il ne nous est possible d'accueillir. Ensuite, cela nous permet de communiquer directement avec les futurs participants, puisqu'en s'inscrivant ils nous donnent leurs adresses email. Enfin, cette communication régulière avant la Jam nous permet de maximiser le nombre de participants. En effet, les gens ont cette fâcheuse tendance à s'inscrire à des événements pour ne finalement pas y participer, d'autant plus lorsque ledit événement est gratuit. Nous essayons donc de minimiser le nombre d'absents en demandant à chaque participant de valider, dans les semaines précédent la Jam, sa participation effective.

Nous utilisons eventbrite pour gérer nos inscriptions. En règle générale, nous ouvrons les inscriptions aux membres de l'association entre un mois et trois semaines avant la Jam, puis au public la semaine suivante. Les places se remplissent assez rapidement, et il est important de mettre en place une liste d'attente. Comme je l'ai dit précédemment, les annulations sont nombreuses et il nous est arrivé de ne pas remplir une Jam malgré la liste d'attente.

Donc, une fois le lieu et la date arrêtés, et les inscriptions prêtes, vient le temps de la communication. Nous essayons d'annoncer les dates le plutôt possible via tous nos canaux de communication (blog, réseaux sociaux, newsletter et mailing membres), en même temps que les dates d'ouvertures des inscriptions. Malins que nous sommes, nous faisons souvent un apéro la veille de l'ouverture des inscriptions aux membres, dans le but pas franchement caché, entre autres, de récolter quelques adhésions. Nous préparons également une affiche, que nous imprimons en une cinquantaine d'exemplaires et que l'on affiche dans quelques lieux stratégiques (écoles de jeux vidéo ou d'art, studios de jeux vidéo, pizzeria du coin... ).

À l'ouverture des inscriptions au public, nous communiquons à nouveau sur tous nos canaux. C'est l'occasion de faire un petit peu de bruit, et d'essayer de battre le record de temps de remplissage de la Jam (environ une heure, pour la Jam 4 ou 5 il me semble). Ensuite, chaque semaine, nous envoyons un email aux participants, pour leur demander de confirmer leur participation, pour savoir qui ils sont et quelles sont leurs compétences, et pour les préparer à l'événement. Nous rappelons les règles de nos Jams, le déroulement de l'événement, etc. Enfin, quelques jours avant la Jam, nous annonçons le thème, aux participants et sur nos canaux de communications publics.

Voici un petit résumé :

Date	Action
dès que possible	annonce publique des dates
un mois avant	ouverture aux membres, annonce aux membres
trois semaines avant	ouverture au public, annonce publique
deux semaines avant	email de confirmation aux participants
une semaine avant	email sur le déroulement aux participants
deux jours avant	annonce publique du thème, dernier email récapitulatif aux participants

Logistique

Nous avons pour coutume d'offrir à nos participants deux apéros, pour ouvrir l'événement et pour le clore, ainsi que les petits déjeuners. Cela implique qu'il faut, avant la Jam, faire les courses ! On passe maintenant par les services de livraison des grands supermarchés, parce que c'est le plus pratique pour nous. On se fait livrer directement au lieu de la Jam le vendredi en début d'après-midi. Il est nécessaire de faire une liste de courses, à affiner au fil du temps en fonction du nombre de participants, du budget, et des restes de la dernière fois (le café notamment se conserve bien et se vide assez lentement). Je peux vous partager notre liste de courses si vous le souhaitez, demandez-moi.

Petit déjeuner pendant une Jam

Nous utilisons également un système de badges, qui permettent aux participants de mettre en valeur leurs talents. Nous en avons quatre différents : développeur, graphiste, sound designer et game designer. Il y a aussi un badge spécial pour les organisateurs, mais ceux-ci sont à renouveler moins souvent. Nous achetons ces badges en relativement grandes quantités, il ne nous est donc pas nécessaire d'en racheter à chaque fois.

Nous avons un budget d'environ 300€ par Jam. On compte à peu près 150€ de frais de courses et environ 150€ pour les badges et les affiches. C'est un budget relativement conséquent par rapport à nos finances, nous cherchons donc régulièrement des sponsors. C'est un point sur lequel j'aimerais que nous travaillions dans le futur, car notre offre actuelle est limitée et mal mise en valeur. Mais en gros, nous demandons 300€ en échange de quoi nous affichons le logo sur nos affiches et offrons un temps de parole au début de la Jam. Nous avons également des partenariats, avec les lieux qui nous accueillent, régulièrement avec Modern City qui nous fournit nos badges...

Il y a également du matériel dont il est nécessaire de faire l'acquisition mais qui ressert à chaque Jam. En voici une liste que j'espère exhaustive pour notre cas :

• cailloux ou billes pour les votes
• feutres, stylos, scotch
• cafetières
• gobelets « écocup » (avec caution à 1€)
• chapeaux pour les pitcheurs (cf. ci-après)
• t-shirts pour les organisateurs

Le jour-J

Ça y est, c'est le grand jour. Les courses sont livrées, les salles sont installées, la table d'accueil est en place, et les premiers participants arrivent avec bien une heure d'avance. Voici comment se déroulent nos Jams.

Premier soir

Lorsqu'un participant arrive, il faut cocher son nom, lui demander s'il veut « pitcher » (présenter une idée de jeu), lui donner les badges correspondant à ses talents, lui donner un name tag, et le diriger vers la salle où se déroulera la suite de l'événement.

Discours d'introduction de Sarah, présidente en 2014

Une fois tous les Jammeurs arrivés, nous donnons un petit discours d'introduction, nous rappelons le déroulement de la Jam, les consignes diverses, etc. Puis nous invitons les pitcheurs à venir présenter leurs idées. Chacun a environ une minute pour décrire son projet et titiller l'intérêt des autres participants. Une fois tous les pitchs effectués, nous lançons la phase de vote. Chaque personne dispose de trois cailloux, et peut les donner comme elle le souhaite. Nous combinons cette phase avec un apéritif, parce que c'est plus sympa de discuter avec un verre à la main. Après environ 20 à 30 minutes, nous appelons les pitcheurs à venir nous donner leurs cailloux, que nous comptons et classons. Suite à cela, nous allons annoncer les pitchs qui auront été retenus. En fonction du nombre de participants, nous gardons huit à dix idées. L'objectif est d'avoir des équipes de taille raisonnable et équilibrée. Nous estimons qu'une équipe doit avoir entre quatre et six personnes idéalement. Trois et sept sont des chiffres qui fonctionnent aussi, mais moins bien.

Vient ensuite l'annonce des pitchs retenus, et la phase de constitution des équipes. Chaque pitcheur va se mettre en quête d'une équipe, en discutant avec les participants intéressés. Les équipes, une fois constituées, viennent se déclarer auprès des organisateurs, et se voient attribuer une table dans une des salles du lieu. Et c'est pour les équipes le début réel de la Jam ! Il faut affiner les règles du jeu, choisir les technologies, les outils, les processus, le style graphique, etc. Le premier soir est souvent dédié à la conception du jeu et à l'organisation de l'équipe.

Une assemblée de pitcheuses et pitcheurs

Le creux de la vague

Pour les organisateurs, c'est maintenant la partie calme de l'événement. Il faut fermer le soir, ouvrir le matin, mettre en place le petit déjeuner et le ranger. Nous profitons généralement de ce temps libre pour interroger les équipes sur leur jeu, ce qu'ils prévoient, où ils en sont, et nous publions sur le blog du contenu pour que le public puisse suivre ce qu'il se passe. On règle également les petits problèmes qui surviennent, WiFi capricieux notamment.

Démos

Puis arrivent dimanche et la fin de la Jam. Nous demandons généralement aux participants de finir leur jeu pour 16h, suite à quoi nous prenons une heure pour préparer les démonstrations. Chaque équipe est invitée à déployer son jeu sur une de nos machines et à s'assurer que sa présentation fonctionne. C'est souvent le moment « crise », avec les équipes qui corrigent les derniers bugs, ou qui découvrent un problème critique dans le jeu. L'échéance est pourtant fixée : à 17h commencent les démonstrations publiques des jeux réalisés. Chaque équipe prend le micro et présente le fruit de son travail pendant les dernières 48 heures.

Puis, après un éprouvant week-end, nous offrons à tous nos participants et au public venu voir les présentations un apéritif convivial, où on se détend, on se félicite, et on discute de nos jeux et de la suite. Parfois certaines équipes mettent à disposition leur jeu sur une de leurs machines. Les boissons font descendre les chips dans les estomacs et la soirée se termine tranquillement.

Tout n'est pas fini pour les organisateurs évidemment, puisqu'il faut avant de partir tout ranger ! Grand coup de ménage, remise en place des salles, vidage des ordures... Tout le monde est épuisé mais heureux d'avoir participé à un événement réussi.

Il est fatiguant de jammer...

En aval

L'événement est terminé, la salle est rangée et rendue, les gens sont rentrés chez eux, tout le monde est fatigué. Mais ce n'est pas fini ! Il reste deux choses importantes à organiser : d'abord, la soirée démo qui permet, généralement deux à trois semaines après la Jam, aux participants de présenter leurs jeux à un public plus large. C'est la partie publique de la Jam, celle qui permet au grand public de voir ce qui se fait dans une Jam, et qui permet aux participants de faire tester leurs jeux par des gens qu'ils ne connaissent pas. Il faut annoncer cette soirée le plus tôt possible (idéalement en même temps que les dates de la Jam), et faire une relance environ une semaine après la Jam, à la fois au public et aux participants. Une soirée démo sans les participants, ça n'est pas vraiment utile, et sans public, c'est un peu déprimant. Jusqu'à maintenant le succès de nos soirées démos a varié, d'environ 80 personnes pour la plus grosse à une petite trentaine pour la plus petite. Difficile de savoir précisément ce qui fait le succès de cet événement mais il est certain qu'une bonne communication, en avance, joue beaucoup !

Il faut également faire la promotion de ce qui a été produit pendant la Jam, notamment en publiant sur notre blog des compte-rendus du travail de chaque équipe, ainsi qu'un lien vers une version jouable du jeu. C'est la partie la plus fastidieuse, tout le monde étant fatigué de la frénésie de la Jam, mais c'est aussi celle qui récompense le plus le travail des participants.

Et ensuite, il n'y a plus qu'à recommencer !

C'est prouvé : faire des Jams rend heureux !

Checklist

Voici une checklist de tout ce qu'il y a à faire pour organiser une Jam, avant, pendant et après. C'est en quelque sorte un résumé du contenu de ce billet.

Préparations

• trouver un lieu
• choisir une date
• faire une affiche
• choisir un thème
• préparer la liste des courses
• faire les courses
• commander les badges
• faire un planning des présences pendant la Jam
• trouver un lieu pour la soirée démos
• préparer le système d'inscriptions
• ouvrir les inscriptions aux membres
• ouvrir les inscriptions au public
• acheter les baguettes pour le petit déjeuner
• préparer le discours d'ouverture
• préparer le discours de fermeture

Communication

• annoncer dates et lieu
• annoncer l'ouverture des inscriptions aux membres
• annoncer l'ouverture des inscriptions au public
• email de relance aux participants
• email sur le déroulement aux participants
• email de récapitulatif aux participants
• annonce du thème (public + participants)

Après la Jam

• annoncer la soirée démo
• relancer les participants sur la soirée démo
• présenter les jeux réalisés sur le site